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 SME Interventions Ltd. U.K. –  Experts + Projects S.A. CR

Suivi de l’Appui budgétaire sectorielle – Appui à l’entretien du réseau routier classé

(Décision FED/2009/21544; Contrat FED/2010/243 421)

Transports et Infrastructures

Country/ Location of the position Benin
Status/Reference FWC
Agency/Donor EC
Experts E1 Chef de mission : Expert senior
E2 Un analyste financier ou un expert comptable confirmé senior
E3 Un Expert junior, de formation ingénieur civil ou équivalent
Commencement and duration of project 19/09/2011
Duration of mission E1: 50 work days, E2: 35 work days E3: 50 work days
Required language French
Application Deadline 31/07/2011. Recruitment starts immediately upon publication of this vacancy announcement, posts may be filled already before the indicated application deadline.
ToR Are found at “Description”
Eligible Nationalities all
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DESCRIPTION

TERMES DE REFERENCE SPECIFIQUES

Suivi de l’Appui budgétaire sectorielle – Appui à l’entretien du réseau routier classé

(Décision FED/2009/21544; Contrat FED/2010/243 421)

 

Demande de prestations FED/2011/269 313

CONTRAT-CADRE  BENEFICIAIRES 2009  – LOT 2: Transports et Infrastructures

EuropeAid/127054/C/SER/multi

 

  1. 1.    INFORMATIONS GENERALES

1.1.     Historique

Créé par décret N°96-373 du 29 Août 1996, le Fonds Routier est doté de la personnalité morale et de l’autonomie financière. Il est régi par le droit privé et soumis à l’obligation de contrôle de l’Etat. C’est un instrument de la politique du Gouvernement en matière de financement de l’entretien du réseau routier. A ce titre, il est chargé :

–       du financement des programmes d’entretien du réseau routier à charge du Ministère des Travaux Publics et des Transports (MTPT) et certaines études y afférentes,

–       de la gestion des conventions de concession des postes de péage.

Le Fonds Routier a été restructuré dans le cadre de la mise en œuvre du Programme sectoriel des Transports, dans le double but de sécuriser des ressources à long terme pour un usage bien spécifique (l’entretien du réseau routier) et de faciliter le paiement d’un certain nombre de travaux, en évitant certaines lourdeurs administratives (surtout en termes de délai, le paiement rapide des factures de PME étant primordial pour la survie de ces entreprises).

Le budget du Fonds Routier est une composante du Budget Général de l’Etat.  Les ressources du Fonds Routier proviennent de trois sources principales réparties globalement comme suit :

–       75 % de taxes affectées, représentant un pourcentage fixe d’un certain nombre de taxes collectées par les services douaniers, versées mensuellement au Trésor Public puis reversées par le Trésor au Fonds. Ces taxes sont la TVA perçue au cordon douanier, la taxe de voirie, les taxes sur les hydrocarbures et la taxe de circulation sur les véhicules. Depuis avril 2006, la grande majorité de ces taxes est directement versée au Fonds routier sans transiter par le Trésor public,

–       15 % de ressources propres (péages routiers et ponts-bascules),

–       10 % de subventions de l’Etat.

Le Fonds Routier est un organisme de paiement pour les dépenses relatives à l’entretien routier. C’est une structure légère qui compte 14 agents (3 cadres supérieurs, 3 cadres et le personnel de soutien), toutes catégories confondues. Le Fonds Routier est encadré par deux organes de gestion : le Conseil de Revue et le Comité de Gestion.

Le Conseil de Revue est une institution paritaire gouvernement et bailleurs de fonds. C’est l’Organe suprême du Fonds Routier. Il élabore et suit la politique générale du Fonds Routier, détermine les perspectives de développement et les grandes orientations du Fonds. Il est composé de sept membres, cinq ministres du Gouvernement, dont le MTPT et le Ministre de l’Economie et des Finances, et deux représentants des bailleurs de fonds (actuellement l’Union Européenne (UE) et la Banque mondiale). Le Ministre chargé des Transports et des Travaux Publics est le rapporteur permanent du Conseil de revue qui devrait se réunir au moins une fois par an.

Le Comité de Gestion est investi par le Conseil de Revue des pouvoirs les plus étendus pour exécuter son mandat. Il met en œuvre la politique générale du Fonds Routier, délibère sur les différents rapports, examine et approuve chaque année le programme d’activités dudit Fonds. Le Directeur du Fonds Routier assiste aux réunions du comité de gestion, composé de onze membres, et en assure le secrétariat. Le Comité de gestion se réunit une fois par semestre et chaque fois que nécessaire.

1.2.    Les acteurs de l’entretien routier :

Les travaux sont réalisés sous la responsabilité du maître d’ouvrage du réseau routier, le MTPT. L’entretien du réseau routier est à la charge de sa Direction Générale des Travaux Publics (DGTP).

La planification, la programmation et la gestion de l’entretien du réseau sont réalisées par la Direction de la Planification et du Suivi-Evaluation (DPSE) et la Direction de l’Entretien Routier (DER), toutes deux, directions de la DGTP.

Les travaux sont réalisés en règle générale par les entreprises. Certains travaux peuvent toutefois être encore réalisés par l’administration, dans le cadre de travaux en régie, mais ce mode d’exécution tend à disparaître. Les entreprises concernées sont essentiellement des PME.

1.3.    Consistance du réseau entretenu par les ressources du Fonds Routier :

Le Fonds Routier finance l’entretien routier (courant, périodique et pluriannuel) du réseau classé composé de routes inter-états et de routes nationales.

Le réseau routier classé totalise 6 076 km de routes. Il comprend 7 routes nationales Inter-Etats, d’un linéaire total de 2 178 km et 39 routes nationales totalisant 3.898 km. Le linéaire des routes revêtues est de 1 711 km, soit 28% du réseau classé, et 4 365 km de routes en terre.  Les deux corridors de transit, à destination du Niger et du Burkina Faso (corridors Nord-Sud), et l’axe côtier Togo-Bénin-Nigeria sont entièrement revêtus.

1.4.  Contexte de l’entretien routier

 

Du début de l’année 2004 au 30 septembre 2010, l’évolution des ressources et des emplois du Fonds Routier est récapitulée sous une forme comparative, dans le Tableau 1, entre le montant total des travaux d’entretien et les coûts consacrés aux travaux d’entretien périodique.

Tableau 1

      Année

Montant des travaux d’entretien

(euros)

Entretien périodique

/ Ressources financières des travaux d’entretien

Montant (euros)

%

2004

19 751 299

7 754 272

39,26

2005

15 159 629

4 819 923

38,39

2006

11 573 772

2 312 511

19,98

2007

15 732 355

5 867 722

37,30

2008

20 349 936

11 307 738

55,57

2009

21 127 672

3 192 401

15,11

2010

48 734 828

29 304 018

60,13

De 2004 à 2009, le coût de l’entretien périodique comparé au coût de l’entretien routier financé par le Fonds Routier, se situe entre 15,11 % et 39,26 % du budget alloué, avec une moyenne de 34,25 %.

Pour l’année 2010, il y a lieu de préciser que le budget octroyé à l’entretien routier a fortement augmenté

L’appui à l’entretien routier périodique du réseau routier classé présente les principales conclusions suivantes, à partir des dix missions d’audit réalisées au cours du 9ème FED.

Les cinq tranches prévues ont été versées au Fonds Routier, consécutivement aux décisions prises par la DUE liées aux missions d’audit. En termes de montants, les cinq tranches ont été totalement utilisées, par le Fonds Routier.

Le délai de décaissement nécessaire des fonds s’est situé entre 4,6 et 11 mois, avec une moyenne de 7,8 mois. Ces délais sont trop importants et constituent une attente préjudiciable à l’entretien du réseau routier dans les temps impartis.

Les dix audits périodiques programmés ont été réalisés. La première mission s’est déroulée du 30 mai au 27 juin 2005. La dixième et dernière mission d’audit a été effectuée du 12 novembre au 3 décembre 2009, soit 4,5 ans après la première mission.  A partir de l’analyse effectuée des rapports d’audit, il se dégage les constatations suivantes se rapportant aux aspects techniques et administratifs :

a)     Etat du réseau routier (entretien courant et périodique) : Variable mais acceptable (juin

2005) ; Aggravation état du réseau des routes revêtues (février 2008) ; Légère amélioration du réseau des routes en terre (décembre 2008) ; Entretien courant des routes        non fait depuis de longs mois (juin 2009).

b)   DPSE et BDR : Manque de crédit, activités réduites et personnel insuffisant pour la DPSE (de juin 2005 au début 2007) ; BDR non opérationnelle (de juin 2005 à juin 2009).

c)   Contrats :

La gestion administrative des contrats d’entretien routier pose des problèmes :

–  Pas encore de contrat d’attribuer pour l’année en cours (06/2005, 06/2006,

01/12/2008 et 01/12/2009).

–  Délais moyens pour la passation des contrats d’entretien routier, de 5 à 9 mois,

avec un temps d’attente qui devient de plus en plus important, ne permettant pas

d’utiliser la totalité des crédits de l’année considérée.

d)     PME et BET :

–  PME : Développement des PME trop lent ; Qualité d’exécution médiocre

(Exemple : PTB et reprofilage lourd mal exécutés, avec manque de contrôle

géotechnique).

–  BET : Rapports sans analyses pertinentes ; Manque de différentiation parfois / PME

(exemple : même laboratoire pour les deux intervenants) ; Retards de certains

chantiers réels sans l’application des pénalités de retard.

e)     Sécurité des chantiers : Pratiquement pas de signalisation de chantier ou signalisation

dangereuse ; absence d’arrondis lorsque les glissières de sécurité sont interrompues.

f)      Formation : Nécessaire pour la DGTP, les entreprises et les BET.

Les audits ont également mentionné la faiblesse de la programmation, en raison des faibles moyens en personnel compétent et en matériel de la DPSE.

 

1.5.    Appui budgétaire de l’Union européenne à l’entretien routier :

 

L’Union européenne a apporté un 1er appui à la réalisation des travaux d’entretien périodique, sur le réseau routier classé, pendant le 9ème FED (2004 – 2010). Le montant total alloué a été de 35,9 millions d’euros, versés en cinq tranches.

Dans le cadre du 10ème FED en cours, l’Union européenne apporte un 2ème appui à l’entretien du réseau routier classé. Ce 2ème appui présente un montant total de 24,3 millions d’euros, répartis sur quatre exercices présentés dans le Tableau 2 présenté ci-après.

Tableau 2

Désignation

Appui budgétaire (millions d’euros)

2010

2011

2012

2013

Tranche fixe (65%)

7

5

3

0,8

Tranche variable (maximum de 35 %)

0

4

3

1,5

Total

Par année

7

9

6

2,3

Global

24,3

Calendrier des décaissements prévus

Fin l’année 2010

3ème trimestre de chaque année

Les conditions de décaissement des tranches variables sont détaillées dans l’annexe extrait de la Convention de Financement.

Avec l’aide complémentaire octroyée de 700 000 euros, le montant total de l’Appui à l’entretien du réseau routier classé (volet C), du Programme d’appui au secteur des transports (PAST), s’élève à 25 millions d’euros. Les 700 000 euros complémentaires sont consacrés au suivi de l’appui budgétaire sectoriel (600 000 euros) et à l’évaluation (100 000 euros).

Le PAST, volet C a fait l’objet de la Convention de Financement N° BJ/FED/2009/21544 du 12 mars 2010. Son exécution est gérée par le contrat FED/2010/243 421.

Toujours au niveau du 10ème FED, le volet A se rapporte à un appui institutionnel (devis programme de 2 millions d’euros), auprès de la Direction de la Programmation et du Suivi Evaluation (DPSE) de la DGTP. Le volet B est consacré à la construction de routes (71 millions d’euros). En complément, un financement de 10 millions d’euros a été accordé pour participer au programme DANIDA de réhabilitation et d’entretien des pistes rurales (pistes communales).

  1. 2.     DESCRIPTION DES PRESTATIONS

2.1          Objectifs généraux

L’objet des prestations est de réaliser le suivi-contrôle du Contrat FED/2010/243 421, sous la forme de contrôles administratifs et techniques, d’audits financiers du Fonds Routier et de l’évaluation des conditions de décaissement appuyés sur les rapports des Commissaires aux comptes. Ces prestations seront effectuées dans le cadre des trois missions prévues par une équipe, appelée à la suite “l’Auditeur”.

2.2 Objectifs particuliers

Les missions ont pour objectif de permettre au Ministre des Finances, à l’Ordonnateur  national délégué du FED, au MTPT, au Fonds Routier et à la Commission européenne de s’assurer de la bonne conduite du contrat, notamment pour ce qui a trait à la :

–       Conformité des prestations effectuées avec les dispositions de la Convention de financement,

–       Bonne qualité des prestations exécutées,

–       Régularité et conformité des dépenses effectuées.

Par ailleurs et annuellement, la mission devra également aider à l’évaluation des conditions requises par la Convention de financement pour le décaissement des 2ème, 3ème et 4ème tranches annuelles variables du Contrat.

Les rapports de mission à élaborer auront notamment pour objectif de :

–       Vérifier le respect des obligations du Gouvernement prévues dans la Convention                           de Financement 21 544,

–       Justifier à posteriori de la bonne utilisation des fonds du Fonds Routier et réservés à l’entretien du réseau routier classé,

–       Déclencher le versement des trois tranches annuelles variables restantes.

La gestion de ce contrat de suivi est confiée à la Commission, en application des dispositions de l’article 23-6 de l’annexe IV de l’accord de partenariat de Cotonou.

Le prestataire de services a l’obligation de signaler toute anomalie qui affecterait ou pourrait affecter ses objectifs et de faire les recommandations correspondantes pour les prévenir ou pour y remédier.

 

2.3          Services demandés et résultats à atteindre

 

2.3.1       Au titre du suivi-contrôle administratif et technique du programme :

 

L’objectif de cette partie du contrat est d’apporter des conclusions et recommandations sur :

a)    Le respect des : (i) règles du Fonds Routier et du MTPT ; (ii) les règlements et procédures en vigueur concernant la passation des marchés et les règles de transparence dans l’attribution des contrats ; (iii)  les règles de bonne gestion des contrats d’entretien périodique et courant ; (iv) la pertinence, l’effectivité de la qualité et le coût des travaux d’entretien routier réalisés.

Pour les points (iii) l’Auditeur procédera par sondage sur un échantillon des travaux d’entretien routier réalisés, pendant l’année écoulée  tout en veillant à ce que les échantillons vérifiés soient représentatifs de l’ensemble du programme.

L’étendue des prestations à traiter portera sur les aspects suivants :

  1. L’existence d’une programmation :

–  Pluriannuelle de l’entretien routier permettant de programmer l’évolution des ressources,

–  Annuelle de l’entretien routier, validée par le Comité de gestion, ayant donné lieu à une

répartition des ressources en conformité avec les textes en vigueur pour l’exercice en

cours.

  1. L’adéquation des ressources par rapport aux besoins d’entretien courant et périodique.
  1. La pertinence des choix et de la consistance des travaux (localisation, coûts et techniques d’intervention) par rapport aux besoins.
  1. L’allotissement des marchés d’entretien courant, périodique et pluriannuel.
  1. Les procédures d’appel d’offres utilisées, leur régularité concernant leur attribution et le délai de passation des marchés.
  1. La capacité et l’aptitude des entreprises et bureaux d’études attributaires, avec une analyse se rapportant à leurs références.
  1. La qualité des contrats d’entretien courant, périodique et pluriannuel établis, incluant les éléments nécessaires pour assurer une bonne gestion des travaux et/ou des prestations.
  1. La part des travaux et des prestations de service sur le programme d’entretien courant, périodique et pluriannuel, en apportant une distinction entre les études, le contrôle et autres prestations exécutées.
  1. L’efficacité de la gestion des contrats d’entretien courant, périodique et pluriannuel, au niveau de : l’existence des dossiers complets et les ordres de service, projets d’exécution, décomptes, réceptions de travaux, pénalités, journaux de chantier, attachements, …
  1. La conformité des dépenses avec les dépenses éligibles au Fonds Routier.
  1. La réalité des prestations d’entretien courant, périodique et pluriannuel au niveau des études, des travaux et du suivi et du contrôle des travaux, en évaluant le caractère raisonnable des coûts et de la qualité.
  1. L’organisation et l’efficacité du suivi et du contrôle des travaux, par les services du MTPT directement et/ou par des bureaux d’études privés : s’assurer du bon fonctionnement et du caractère opérationnel des missions de contrôle, en conformité avec leurs termes de référence et avec les usages en matière de contrôle de travaux routiers.
  1. La conformité des décomptes avec les travaux d’entretien courant, périodique et pluriannuel exécutés, en analysant la concordance entre les :

–     quantités présentées dans les décomptes et celles effectivement observées    sur le terrain,

–     qualités techniques requises dans le contrat annoncées et les celles effectivement    observées sur le terrain.

  1. La concordance entre les demandes d’acomptes et les factures émises par les services du MTPT directement et/ou par des bureaux d’études privés chargés du contrôle des travaux d’entretien.
  1. Les délais de paiement des prestataires (bureaux d’études, entreprises).
  1. Le rapprochement entre les informations financières recueillies auprès du MTPT, celles recueillies sur le terrain et disponibles auprès du Fonds Routier.

Les contrôles et analyses s’effectueront, pour l’essentiel,  selon des opérations techniquement simples : relevés de terrain, mesures, photos, calculs de vérification de quantités sur la base des relevés et des documents produits par l’entreprise et la mission de contrôle. Ces contrôles et analyses s’appuieront également sur les données disponibles à partir du système de gestion de projets mis en place par projet considéré.

L’Auditeur apportera ses conclusions et recommandations sur l’efficacité du système adopté pour l’entretien routier courant, périodique et pluriannuel (marchés d’entretien routier normaux et hybride (MERPHY)) et sur son impact prévisible en termes de pérennité des infrastructures, basé sur les comptages de trafic disponibles auprès de la DGTP/MTPT.

L’Auditeur devra également évaluer le montant total des ressources potentiellement mobilisables par le Fonds Routier et les besoins en financement pour l’entretien courant, périodique et pluriannuel de l’ensemble du réseau routier classé.

 

2.3.2    Au titre de l’audit financier du Fonds Routier, sur la base des rapports des Commissaires aux comptes :

 

L’objectif de cette partie du contrat est de permettre à l’Auditeur de déterminer dans quelle mesure les états financiers soumis à son examen sont réguliers et sincères et donnent une image fidèle de la situation patrimoniale du Fonds Routier (bilan et « hors bilan ») et des opérations de recettes et de dépenses réalisées à la date d’arrêté des comptes.

 

L’étendue des prestations des missions d’audit portera sur l’ensemble des contrôles, tests et vérifications jugés nécessaires par l’Auditeur, afin de présenter ses conclusions et recommandations, avec toute l’indépendance et  l’objectivité liée à ses interventions.

L’Auditeur devra s’assurer  notamment de :

  1. La pertinence de la procédure d’élaboration du budget et des hypothèses de prévisions des recettes et des dépenses.
  1. L’exhaustivité à la date d’arrêt des comptes, des éléments de l’actif et du passif,                       y compris le « hors bilan ».
  2. L’existence de la valeur exacte des éléments inscrits à l’actif et au passif.
  3. La conformité de la comptabilisation par rapport aux principes comptables généralement admis.
  4. L’exhaustivité des recettes et des dépenses de l’exercice.
  5. L’enregistrement de la valeur exacte des recettes et des dépenses de l’exercice.
  6. La légalité et la régularité des transactions sous-jacentes par rapport aux lois, règlements et procédures en vigueur.
  7. La conformité des procédures administratives suivies en matière d’exécution du budget en recettes et en dépenses.
  8. L’efficience et l’efficacité de la mobilisation des ressources du Fonds Routier, au niveau des délais de mobilisation des ressources par origine, de l’incidence sur les autorisations d’engagement, le déroulement de la campagne d’entretien et les délais de paiement aux fournisseurs.
  9. La bonne tenue des pièces et des documents comptables. L’Auditeur devra vérifier plus particulièrement l’enregistrement dans les documents comptables appropriés de tous  les encaissements et décaissements effectués au titre de l’exercice.

Le contrôle est réalisé à partir de l’examen des documents produits par le Fonds Routier, par : (i) l’inspection physique et l’observation ; (ii) la confirmation directe ; (iii) les contrôles arithmétiques ; (iv) les analyses, estimations, rapprochements et recoupements entre les diverses informations obtenues.

L’Auditeur doit fournir la preuve que les éléments financiers cités ci-avant sont exacts. Il doit obtenir, lors de chacune de ses missions, les éléments probants suffisants. Pour cela, il s’appuiera sur l’examen des deux audits annuels comptables et financiers obligatoirement effectués, à savoir l’audit financier légal  de certification des comptes de l’année n, réalisé en général en avril de l’année n+1, et l’audit statutaire de vérification de la destination des fonds mobilisés réalisé en général en août de l’année n+1.

Les anomalies constatées ayant une incidence négative sur la bonne marche du Fonds Routier devront être commentées en faisant ressortir les insuffisances et faiblesses du système et feront l’objet de recommandations appropriées.

2.3.3   Au titre de l’évaluation des conditions de décaissement :

 

L’objectif de cette partie du contrat est d’aider à évaluer les conditions requises par la Convention de financement N° BJ/FED/2009/21544 pour l’évaluation du montant et le décaissement des tranches de la 2ème, 3ème et 4ème année du programme.

 

L’Auditeur traitera des aspects présentés ci-après, lors de chacune des missions et produira les rapports relatifs:

–     Un rapport d’évaluation sur l’évolution des indicateurs I1, I2 et I4 détaillés dans l’appendice 1 basé sur le résultat des analyses spécifiques faites par l’auditeur sur le fonctionnement des structures ciblées du MTPT;

–     Pour l’indicateur I3 une analyse critique des résultats des campagnes de pesage mises à disposition par le MTPT, où des extrapolations mis à disposition par le Fonds Routier sur la base des pesages du poids total dans les localités d’Ahoson, Ekpé et Diho et des campagnes de pesage réalisées par la DGTP.

–     Un rapport d’évaluation confirmant le progrès satisfaisant (ou non) dans la mise en œuvre da la Stratégie sectorielle des transports comme détaillé au point 3 de l’appendice 2.

2.4 Recommandations

A l’issue de chaque mission, l’Auditeur élaborera des recommandations permettant de remédier aux dysfonctionnements qu’il serait amené à constater, en nombre limité et par ordre de priorité. Ces recommandations devront être précises et immédiatement opérationnelles. A toutes les étapes de ses prestations, il suggérera des mesures correctives permettant d’éviter que les éventuelles anomalies observées n’aient un impact sur la qualité de la programmation et des travaux, et ne se renouvellent.

2.5 Obligations de l’Auditeur

L’Auditeur aura l’obligation de réserve sur tous les documents qui lui seront communiqués au cours de ses missions, ainsi que sur le contenu et les conclusions de son rapport d’audit qu’il ne pourra divulguer à des tiers. L’Auditeur pourra être amené à présenter ses rapports au Comité de gestion ou au Conseil de revue du Fonds Routier.

 

2.6 Obligations de l’Administration, du Fonds routier et de la Commission :

L’Administration béninoise et le Fonds Routier sont tenus de remettre gracieusement à l’Auditeur la documentation et l’information demandés dans le cadre de l’exercice de sa mission.

Sans que la liste ne soit considérée comme étant limitative, il sera notamment mis à la disposition de l’Auditeur, par le :

a)    Fonds Routier :

–          les textes de base (lois, décrets et arrêtés),

–          le règlement intérieur,

–          les procédures internes et de financement,

–          les états financiers,

–          les états de rapprochement bancaires, éditions comptables et tout document bancaire utile à la compréhension de l’Auditeur,

–          les comptes rendu des réunions du Comité de gestion et du Conseil de revue,

–          les rapports d’activités, rapports périodiques et correspondances du Fonds Routier,

–          les rapports d’audits existants au niveau du Fonds Routier.

b)    Maître d’ouvrage (MTPT) :

–          la programmation des travaux,

–          les dossiers d’appel d’offres,

–          les procès verbaux de dépouillement, les comptes rendus d’analyse et les décisions d’attribution,

–          les contrats, avenants et la documentation liée (ordres de service, dossiers de paiement, correspondances, notes, rapports d’activités, attachements de travaux, journaux de chantier, …),

–          les rapports d’activités établis par les bureaux d’études et les services internes du MTPT.

La Délégation de l’Union européenne mettra également gracieusement à la disposition de l’Auditeur la Convention de Financement N° BJ/FED/2009/21544 signée entre la Commission européenne et la République du Bénin (Appui à l’entretien du réseau routier classé (Volet C du Programme d’Appui au Secteur des Transports (PAST)), ainsi que le Document de stratégie de coopération et Programme indicatif national pour la période 2010 – 2013).

3. PROFIL DES EXPERTS

 

L’équipe dénommée “l’Auditeur” devra comprendre deux experts de catégorie I (65 jours ouvrables pour l’expert 1 et 44 pour l’expert 2) et un expert de catégorie II pour 56 jours ouvrables. Les experts devront avoir les suivantes qualifications:

  1. Un chef de mission : Expert senior, de formation universitaire bac+4 ou équivalent. Ingénieur routier possédant au moins 10 ans d’expérience dans le domaine routier (expérience d’audit de contrôle périodique sera évaluée comme un atout), et d’une expérience spécifique de 3 contrats minimum, au niveau des pays en voie de développement, dans deux pays différents, en audit ou évaluation de contrats ou programmes ou politiques sectorielles.
  2. Un analyste financier ou un expert comptable confirmé senior, disposant d’une expérience générale de 10 années minimum (expérience dans les travaux publics sera évaluée comme un atout) et ayant une bonne connaissance des procédures financières en vigueur au Bénin.
  3. Un Expert junior, de formation ingénieur civil ou équivalent disposant d’une expérience générale de 3 années minimum et d’une expérience spécifique dans le domaine de l’entretien routier (expérience dans le domaine de la programmation de l’entretien routier et dans le secteur des fonds routiers sera évaluée comme un atout).

Les experts requis devront savoir parler, lire et écrire parfaitement le français.

 

4. LIEU ET DUREE

 

4.1  Période de démarrage

        La date indicative de démarrage est le 19/09/2011.

 

4.2  Echéance ou durée prévue

        La durée calendrier des services après le démarrage de la mission est estimée à maximum de deux ans.

4.3  Calendrier comprenant la période de notification pour la mise en place de l’équipe comme prévu par l’art 16.4 a)

 

        Il est prévu que le travail commence au plus tard trois mois après la signature du contrat.

Les périodes indicatives et les durées prévues des missions sont les suivantes:

– mission 1: septembre-octobre 2011 – experts 1 et 3: 20 jours; expert 2: 15 jours

– mission 2: juin-juillet 2012 – experts 1 et 3: 15 jours; expert 2: 10 jours

– mission 3: mai -juin 2013 – experts 1 et 3: 15 jours; expert 2: 10 jours

4.4  Lieu(x) des prestations

        Le lieu des prestations au titre de l’article 6.4.2 des lignes directrices du contrat cadre bénéficiaires est le Bénin. Les services seront prestés majoritairement à Cotonou avec un maximum de 5 jours de déplacement à l’intérieur du Bénin pour chaque mission. Une séance de restitution à Cotonou est prévue à la fin de chaque mission.

Est alloué à chaque expert, après chaque mission, pour la rédaction à son siège des projets de rapport et pour l’incorporation des commentaires reçus: chef de mission 3 jours, analyste financier 1 jour, expert junior 0 jours.

5. RAPPORTS

 

5.1  Contenu

5.1.1   L’aide mémoire de restitution

Vers la fin de chaque mission, l’Auditeur remettra un aide mémoire succinct sur les résultats de sa mission d’évaluation. Cet aide mémoire devra contenir l’essentiel du rapport de suivi à suivre et sera présenté dans une séance de restitution pour commentaires et compléments immédiats.

Le but de cette séance de restitution sera de :

–          passer en revue les constatations afin d’assurer la compréhension, l’interprétation et la précision complète des faits;

–          obtenir les commentaires des parties prenantes;

–          informer toutes les parties concernées des procédures relatives à la finalisation du rapport d’évaluation et au suivi des résultats;

–          préparer la mise en œuvre des constats et des recommandations émis dans le rapport d’évaluation.

5.1.2 Les Rapports de suivi

Les Rapports de suivi contiendront toutes les analyses, synthèses et recommandations détaillées aux points 2.1 à 2.3.

Les rapports devront comprendre en préambule un résumé synthétique.

Les rapports doivent porter la mention suivante sur la page de couverture ou sur la page de garde : « Contrat spécifique numéro …… du Contrat Cadre Bénéficiaires 2009 ».

 

5.2  Langue

Tous les documents à préparer seront rédigés en langue française.

 

5.3  Calendrier de remise du rapport et des commentaires

L’aide mémoire sera présenté en principe le dernier jour de chaque mission.

Un projet de rapport sera soumis au plus tard 2 semaines après la fin de chaque mission.

Les commentaires seront collectés et envoyés par la DUE au consultant au plus tard 1 mois après la réception du projet de rapport final d’évaluation.

La version finale de chaque rapport sera soumise au plus tard 2 semaines après la réception des commentaires.

 

5.4  Nombre d’exemplaires des rapports

L’aide mémoire, de quelques pages, sera distribué aux participants à la réunion de restitution et 4 copies digitales du même document seront envoyées par email (1 pour le Maître d’Ouvrage, 1 pour le Maître d’Œuvre, 1 pour le Fonds Routier et 1 pour la DUE);

Les projets de rapport de suivi seront fournis en 6 exemplaires en format papier à la Délégation de l’Union européenne au Bénin (DUE) qui assurera la diffusion suivante: Commission (2), Maître d’Ouvrage (1), Maître d’Œuvre (2), Fonds Routier (1). 1 copie digitale sera envoyée à la DUE par email ou sous forme de CD;

Les versions finales des rapports de suivi seront fournis en 10 exemplaires en format papier à la Délégation de l’Union européenne au Bénin (DUE) qui assurera la diffusion suivante: Commission (3), Maître d’Ouvrage (1), Maître d’Œuvre (4), Fonds Routier (2). 1 copie digitale sera envoyée à la DUE par email ou sous forme de CD;

 

 

6. INFORMATIONS ADMINISTRATIVES

 

6.1  Interviews si nécessaire en indiquant pour quels experts/position

        Un entretien téléphonique avec l’expert chef de mission est prévu.

 

6.2  Eventuelles limitations de sous-traitance en raison de l’intérêt du Contrat.

Le titulaire et les experts proposés doivent être totalement indépendants du Maître d’Ouvrage, du Maître d’Œuvre, des attributaires des contrats de travaux, de fournitures, de surveillance et d’assistance technique financés sous le contrat objet du suivi ainsi que de tout intérêt particulier dans l’Etat du Maître d’Ouvrage qui pourrait compromettre leur indépendance.

 

6.3 Langue du Contrat spécifique

        Français

 

6.3  Demande d’une méthodologie succincte quand c’est nécessaire

Une méthodologie succincte devra être incluse dans l’offre.

 

6.4  Présence d’un membre du Management team requise ou non pour le briefing et/ou debriefing

        Non requise

 

6.5  Autres types de coûts autorisés à prévoir sous “Remboursables”

Tout Contractant-Cadre invité à soumettre une offre devra inclure dans les frais remboursables une ligne spécifique: “coûts pour possibles missions hors Cotonou” correspondant à 15 jours de location de voiture, tous frais compris, pour missions hors Cotonou. Les coûts relatifs seront remboursés sur la base de factures hors taxes acquittées au nom du contractant.

 

6.6  Divers

  • Des services additionnels ou complémentaires pourront être demandés (et contractualisés à travers la signature d’un avenant) au cas où cela s’avérerait nécessaire.
  • L’évaluation technique des offres sera faite en utilisant la grille suivante:

– méthodologie:                  10%

– expert chef de mission:  50%

– analyste financier:                           30%

– expert junior:                     10%

L’obligation de considérer favorablement l’utilisation d’expertise disponible sur le marché local, (Cf. art. 6.2.3 des TDR généraux) est rappelée aux soumissionnaires.

 

Appendice 1:          Extrait de la Convention de Financement 21 544 “Indicateurs de performance utilisés pour le décaissement des tranches variables”

Appendice 2:          Modalités de décaissement et calendrier

 

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